I finanziamenti europei vengono erogati usando varie modalità; nel caso delle call for proposal la commissione concede cofinanziamenti a fondo perduto che coprono dal 50% al 90% del budget di progetto (e talvolta anche il 100%), aggiungendo a questa quota un ulteriore 7% per i costi generali e di gestione. Spesso la quota a carico del proponente può essere apportata con manpower o altri contributi. Quasi sempre le proposte progettuali devono prevedere un budget, cioè una previsione di costi che diventerà vincolante quando il proponente (o il consorzio) firmerà il contratto di esecuzione (Grant Agreement) con la commissione; esistono anche call a contributo fisso. Il budget richiesto, che sarà autorizzato con il contratto, è l’importo massimo che la Commissione Europea riconoscerà per il progetto. Le erogazioni generalmente avvengono in due o più fasi, con un anticipo alla firma del Grant Agreement – di solito il 60% del budget – e poi il resto ad avanzamento lavori, comunque mai oltre i quattro mesi successivi alla fine del progetto.

Nei progetti più piccoli, spesso pensati per gli attori meno esperti e strutturati, rivolti anche a singole entità, molte volte non vengono richiesti particolari requisiti di capacità tecnico-economica, ma nei progetti più grandi la Commissione impone la costituzione di un consorzio internazionale, indicando anche requisiti e capacità dei partecipanti al consorzio. In questi casi il coordinatore del consorzio gioca un ruolo fondamentale: è l’unico interlocutore della Commissione, fa da tramite verso tutti gli altri membri del consorzio, e si fa carico degli adempimenti formali e sostanziali verso la Commissione. Al coordinatore verrà richiesto di dimostrare la propria capacità economica, garantendo tramite fideiussioni e dimostrando anche conoscenza ed esperienza dei processi dell’Unione tramite un curriculum adeguato. La scelta del coordinatore del consorzio è importantissima perché un coordinatore forte ed apprezzato potrà aprire la strada anche a partecipanti meno esperti.